Versteckte Gmail-Funktionen, die Sie nutzen sollten

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Die meisten Menschen nutzen ihren E-Mail-Posteingang nur zum Senden und Empfangen von Nachrichten. Es gibt viele geheime Tricks, mit denen Sie Ihren Arbeitsablauf beschleunigen können. Setzen Sie ein Lesezeichen auf diese Seite, da wir die besten Gmail-Tipps und -Tricks teilen, die Sie immer wieder verwenden werden.


In Ihrem Gmail-Posteingang befinden sich viele Funktionen, die schwer zu finden sind. Betrachten Sie sie als Perlen, die in Muscheln versteckt sind. Sobald Sie diese 10 versteckten Gmail-Funktionen entdeckt haben, können sie Ihr digitales Leben einfacher machen.

Versteckte Gmail-Funktionen, die Sie nutzen sollten

1. So stornieren Sie eine gesendete E-Mail

Direkt nachdem Sie eine E-Mail gesendet haben, können Sie diese stornieren. In der unteren linken Ecke von Gmail wird ein kleines Feld mit der Aufschrift „Nachricht gesendet“ angezeigt. Daneben sehen Sie zwei Optionen: Rückgängig machen oder Nachricht anzeigen. Klicken Sie auf „Abbrechen“, um sicherzustellen, dass Ihr Empfänger die E-Mail nicht sieht.


Wenn Sie mehr Zeit für die Entscheidungsfindung haben möchten, sind das gute Nachrichten. Sie können die Zeitspanne anpassen, bis diese Option verschwindet. Gehen Sie wie folgt vor, um auszuwählen, wie lange Sie Nachrichten abrufen müssen:

  • Öffnen Sie Gmail und gehen Sie zu Einstellungen.
  • Tippen oder klicken Sie auf Alle Einstellungen anzeigen.
  • Wählen Sie neben „Senden rückgängig machen“ aus, ob Sie eine Rückgängig-Zeitspanne von fünf, 10, 20 oder 30 Sekunden wünschen.


Auf diese Weise haben Sie sich mehr Zeit gegeben, zukünftige Fehler zu vermeiden. Hier finden Sie einen der besten Gmail-Tipps und Tricks.


2. Schlummern Sie E-Mails, damit Sie sie nicht vergessen

Mit der Snooze-Funktion können Sie E-Mails für später speichern. Es ist, als würde man ein Gespräch anheften, damit man es noch einmal besuchen kann, wenn man mehr Freizeit hat. Sie können vorab ausgewählte oder benutzerdefinierte Zeiten auswählen, zu denen E-Mails oben in Ihrem Posteingang angezeigt werden können.


Vielleicht löschen Sie zum Beispiel um 8 Uhr morgens ein Feuer und wissen, dass Sie um 15 Uhr mehr Zeit haben. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie erneut aufrufen möchten, und klicken Sie ganz rechts auf das Uhrensymbol.


Drücken Sie Snooze und wählen Sie den Zeitpunkt aus, zu dem Sie die E-Mail erneut sehen möchten. Sie können sogar mehrere Nachrichten in den Ruhezustand versetzen, indem Sie sie alle gleichzeitig auswählen. Später können Sie die ausstehenden E-Mails finden, indem Sie auf „Menü“ > „Zurückgestellt“ gehen.


3. Verwenden Sie die erweiterte Suche, um zu finden, wonach Sie suchen

Wenn Tausende von E-Mails Ihren Posteingang überfluten, kann sich das Auffinden einer bestimmten E-Mail wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen anfühlen. Glücklicherweise können Sie Hacks verwenden, um Ihre Suche einzugrenzen.


Sie können beispielsweise „von:“ und die E-Mail-Adresse einer Person eingeben, um alle anderen Absender herauszufiltern. Dies ist nützlich, wenn Sie einen früheren Thread noch einmal besuchen möchten. Sie können auch „Betreff:“ eingeben, um nach bestimmten Wörtern in der Betreffzeile zu suchen. Hier finden Sie eine vollständige Liste der Gmail-Suchoperatoren, mit denen Sie beim Durchsuchen Ihres Posteingangs Zeit sparen können.


4. Von den besten Gmail-Tipps und Tricks ist dieser besonders nützlich

Geben Sie ganze Punkte in Ihre E-Mail-Adresse ein, um Nachrichten von verschiedenen Absendern zu filtern. Nehmen wir an, Ihre E-Mail-Adresse lautet [email protected] und Sie abonnieren einen Streaming-Dienst. Fügen Sie im Streaming-Konto ein Pluszeichen und andere Wörter hinzu, z. B. [email protected].


Die gesamte E-Mail-Korrespondenz von diesem Konto wird weiterhin an Ihr Haupt-Gmail-Konto weitergeleitet, aber jetzt können Sie sie einfach in bestimmte Ordner filtern oder sie schnell über die Suchleiste finden.


Profi-Tipp: Wenn Sie E-Mails erhalten, für die Sie sich nicht angemeldet haben und die Ihr benutzerdefiniertes Pluszeichen enthalten, kann Ihnen das möglicherweise eine ziemlich gute Vorstellung davon geben, welche Unternehmen oder Dienste Ihre Informationen weitergegeben haben.


5. Planen Sie E-Mails

Klicken Sie nicht auf die Schaltfläche „Senden“, wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet wird. Tippen Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben der Schaltfläche „Senden“. Es erscheint ein kleines Feld mit der Aufschrift „Senden planen“.


Von dort aus können Sie entscheiden, wann Sie gehen möchten. Es verbleibt in Ihrem Geplant-Ordner, bis es soweit ist. Sie können den Termin so oft stornieren und verschieben, wie Sie möchten.


6. Das Beenden von Threads ist ein weiterer der besten Tipps und Tricks für Gmail

Manchmal werden Sie Teil einer E-Mail-Konversation, die für Sie nicht mehr relevant ist. Glücklicherweise können Sie eine Konversation stummschalten, indem Sie sie auswählen und auf Mehr > Stumm klicken. Dadurch wird es aus Ihrem Posteingang entfernt und die Konversation an Ihre Archive gesendet.


7. Verwenden Sie den Geheimmodus

Um sensible Daten zu schützen, senden Sie vertrauliche Nachrichten. Das bedeutet, dass andere Ihre Nachrichten oder Anhänge nicht weiterleiten, kopieren, drucken oder herunterladen können. Sie können auch ein Ablaufdatum für Ihre E-Mails festlegen oder per SMS einen Bestätigungscode anfordern, bevor jemand die Nachricht öffnet. Um es zu aktivieren, melden Sie sich beim Administratorkonto an.


Öffnen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole Anwendungen. Klicken Sie auf Google Workspace > Gmail > Benutzereinstellungen > Vertraulicher Modus. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben „Geheimmodus aktivieren“. Speichern Sie Ihre Änderungen und schon kann es losgehen.


8. Finden Sie heraus, ob jemand Ihre E-Mail geöffnet hat

Nachdem wir nun einige der besten Gmail-Tipps und Tricks besprochen haben, ist es an der Zeit, einen Blick auf die Gmail-Erweiterungen zu werfen. Email Tracker für Gmail hat über 2 Millionen aktive Benutzer, und das aus gutem Grund. Dies ist eine kostenlose Möglichkeit, Folgebenachrichtigungen, Serienbriefe und Funktionen zum Durchsuchen von Links zu erhalten.


Wenn Sie Gmail ohne Add-ons verwenden, wissen Sie nie, wann jemand eine E-Mail öffnet. Mit dieser Erweiterung können Sie beruhigt sein und wissen, dass die Person, mit der Sie Kontakt aufnehmen, Ihre E-Mail gesehen hat. Sie können sich auch andere führende Erweiterungen ansehen, um Ihren Posteingang zu maximieren.


9. So greifen Sie auch offline auf Gmail zu

Sie können auch dann noch E-Mails versenden, wenn das Internet ausfällt. Gehen Sie einfach zu den Gmail-Offline-Einstellungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Offline-E-Mail aktivieren. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ und schon kann es losgehen.


10. Delegierten hinzufügen

Sie dürfen Ihr Passwort niemandem mitteilen. Sie können Ihren Posteingang jedoch mit jemandem teilen. Wenn Sie jemandem Zugriff auf Ihr Gmail-Konto gewähren, kann dieser Ihre E-Mails mit Filtern sortieren, E-Mails archivieren und E-Mails mithilfe von Labels organisieren. Sie können auch E-Mail-Nachrichten senden, lesen und löschen.


Um Delegierte hinzuzufügen, öffnen Sie Gmail auf Ihrem Computer und gehen Sie zu Einstellungen > Alle Einstellungen anzeigen > Konten und Import oder Konten > Weiteres Konto hinzufügen. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Stellvertreters ein und klicken Sie auf „Nächster Schritt“ > „E-Mail senden“, um Zugriff zu gewähren.